Synthèse
Généralités
La ou les modification(s) ne peuvent intervenir que sur une fiche d'un Inscrit "VALIDE" ou en "Brouillon", et concerner sur un ou plusieieurs blocs de données. Afin d'éviter toute manipulation intempestive, il faut "cocher" la case Modifier
du
bloc dans lequel on souhaite intervenir. NEANMOINS
il est impératif de terminer la transaction (une ou plusieurs
modifications)
par clic sur le bouton
en bas de page.
Ce bouton est
mis intentionnellement en bas de page, juste après le bloc "Compléments d'informations"
afin de permettre (d'obliger) la vue des éventuelles mentions
enregistrées dans ce bloc. par clic sur le bouton
en bas de page. Les modifications peuvent être classées en 4 catégories :
- les basiques :
concernent les informations autonomes n'entraînant pas de conséquence autre.
- le changement de tarification
suite à modification de Type (de cotisation), de l'Origine ou de la facturation
- le couplage ou découplage :
Individuelles mis en couple, ou séparation d'un couple vers Individuelles
- les changements de situation ;
Décès, Démission, Radiation (ou Résiliation dans le cas d'un abonné), Mutation.
On ne modifie pas
la nature d'une fiche valide
(Adhérent ou Abonné) vers la "Nature"
Ex-...
mais on lui change sa "Situation" !
mais on lui change sa "Situation" !
| Une
suppression
physique de fiche ne peut intervenir que sur un Inscrit de "Nature" Contact ou Retraité ou Prospect. |
 |
S'il s'agit d'une "Nature" Adhérent ou Abonné, la suppression physique ne peut intervenir que si la situation est "Brouillon"; d'ailleurs la fiche, après enregistrement n'a pas encore de numéro.
Un Adhérent ou Abonné, qui change de "Situation" de Valide vers Décédé, Démissionné, Radié, Muté ou Résilié devient un "Ex- Adhérent ou Abonné" et sa fiche devient non modifiable après enregistrement. Elle reste dans le groupe comme historique. Ainsi, un démissioné ou radié qui redevient adhérent aura deux fiches, une avec "Nature" = Ex-... et une en "Situation" = Valide. Il est donc important de ne procéder à ces opérations, en particulier l'enregistrement d'un décès, que si on possède des informations fiables et vérifiées. De plus il est fortement conseillé d'annoter le bloc Compléments d'informations.
Voir la page "Fiche Inscrit introduction".
Voir la page "Fiche Inscrit ------> Mode RECHERCHE".
Voir la page de Présentation générale de la fiche Inscrit.
Voir la page des tarifs
Il s'agit soit :
1. d'apparier (coupler) 2 fiches concernant des "Nature" = Adhérent, de "Situation" = Valide et de "Type" = Individuelle ou Réversion.
On ne peut donc créer un couple ex-nihilo. Plusieurs cas sont possibles :
- les deux fiches Individuelles existent, il suffit de les coupler
- une des fiches existe, l'autre est nouvelle, mais à mettre en couple :
on va soit dupliquer la première fiche et ensuite mettre à jour la fiche dupliquée, puis les coupler,
- aucune n'existe : il faudra créer l'une, puis la suivante par duplication ou nouvelle création, puis les coupler.
2. soit de séparer (découpler) un couple. Dans ce cas, les deux fiches redeviennent des "Individuelles" avec "Adhésion" = Payante et "Revue nationale" = Payante. Elles devront, si besoin être mise en conformité selon la situation réelle de chaque fiche (origine, type, facturation).
Dans un couple, la fiche principale a le "Type" = Couple et la fiche reliée aura le "Type" = Conjoint.
On choisira avec pertinence le principal, dans les cas d'origine mixte : "Associé" et autres origines. C'est l'origine de la fiche principale qui prévaudra pour la tarification. Dans le cas où il y a un adhérent "PTT" et l'autre "Associé", il conviendra de choir le "PTT" comme principal.
Un aspect important : qui sera la fiche principale (Type = Couple) et qui le conjoint ? Si nécessaire, il est facile d'inverser.
La facturation ne sera rattachée qu'à la fiche de "Type" = Couple. Attention au prélèvement. Mais les caractéristiques de prélèvement d'un adhérent "conjoint" peuvent être enregistrées sur la fiche de type "couple".
Autre difficulté dans le cas de formation de couple : comment compléter la cotisation si l'un a déjà règlé sa cotisation ?
1. d'apparier (coupler) 2 fiches concernant des "Nature" = Adhérent, de "Situation" = Valide et de "Type" = Individuelle ou Réversion.
On ne peut donc créer un couple ex-nihilo. Plusieurs cas sont possibles :
- les deux fiches Individuelles existent, il suffit de les coupler
- une des fiches existe, l'autre est nouvelle, mais à mettre en couple :
on va soit dupliquer la première fiche et ensuite mettre à jour la fiche dupliquée, puis les coupler,
- aucune n'existe : il faudra créer l'une, puis la suivante par duplication ou nouvelle création, puis les coupler.
2. soit de séparer (découpler) un couple. Dans ce cas, les deux fiches redeviennent des "Individuelles" avec "Adhésion" = Payante et "Revue nationale" = Payante. Elles devront, si besoin être mise en conformité selon la situation réelle de chaque fiche (origine, type, facturation).
Dans un couple, la fiche principale a le "Type" = Couple et la fiche reliée aura le "Type" = Conjoint.
On choisira avec pertinence le principal, dans les cas d'origine mixte : "Associé" et autres origines. C'est l'origine de la fiche principale qui prévaudra pour la tarification. Dans le cas où il y a un adhérent "PTT" et l'autre "Associé", il conviendra de choir le "PTT" comme principal.
Un aspect important : qui sera la fiche principale (Type = Couple) et qui le conjoint ? Si nécessaire, il est facile d'inverser.
La facturation ne sera rattachée qu'à la fiche de "Type" = Couple. Attention au prélèvement. Mais les caractéristiques de prélèvement d'un adhérent "conjoint" peuvent être enregistrées sur la fiche de type "couple".
Autre difficulté dans le cas de formation de couple : comment compléter la cotisation si l'un a déjà règlé sa cotisation ?
Coupler
Identité
C'est dans ce bloc qu'il convient de faire l'association . On s'est assuré que les 2 fiches existent, et qu'elles sont dans la bonne configuration (Adhérent, Valide, -Origine cohérente-, Individuelle). On choisit avec pertinence l'adhérent qui sera la fiche principale et qui portera la facturation. Le chèque de paiement peut provenir du conjoint mais c'est la fiche "Couple" qui enregistrera le paiement.
Clic sur la case Modifier puis le lien "Conjoint" La fenêtre de recherche apparaît. La recherche dans les rubriques Nom et Prénom se fait sur "contient ...". Plus on saisit de caractères, plus on affine la liste proposée. La recherche par Code est de type "valeur exacte". |   |
 | |
| On sélectionne l'adhérent. On enregistre. Le lien "Conjoint" est remplacé par le "Nom et Prénom" du conjoint. Un bouton Voir permet le passage vers la fiche de l'apparié. | |
  |   |
Compléments d'informations
Il peut être utile d'annoter les blocs Compléments d'informations de l'un ou des deux membres du couple. En particulier lorsqu'il y a des particularités de facturation.
Codes Ce bloc est mis à jour par programme.
La fiche principale devient de Type = Couple, la fiche secondaire sera de Type = Conjoint.
Facturation Ce bloc est mis à jour par programme.
Mais on s'assurera que les blocs Facturation des deux adhérents sont pertinents.
La fiche principale aura les rubriques "Adhésion" et "Revue nationale" = Payante, la fiche du conjoint aura ces rubriques à la valeur Conjoint.
Attention : il se peut qu'il y ai des modification à faire sur la fiche principale, cas de "sans revue".
Découpler
Identité
C'est dans ce bloc qu'il convient de défaire l'association et seulement à partir de la fiche principale.
Clic sur la case Modifier puis le lien "Nom et Prénom" du conjoint. La fenêtre de "Désélection" apparaît.
Les deux fiches redeviennent de "Type" = Individuelle et avec les informations facturation pré-existantes.
 |  |
Si besoin, il faut songer à mettre à jour les blocs Codes et/ou Facturation, pour mise en conformité avec la situation réelle.
Règlement de la cotisation
Les situations peuvent être très diverses. Elles doivent être analysées afin de permettre l'encaissement du complément de cotisation si besoin. On annotera utilement le bloc Compléments d'informations.
2. Un des deux a déjà règlé sa cotisation
3. Les deux ont règlés leurs cotisations
2. Dans ce cas, il faut sursoir au couplage, modifier la fiche du conjoint afin que l'application demande le montant de cotisation complémentaire (sans revue), enregistrer le paiement du conjoint, et après validation de l'encaissement, faire le couplage.
3. Rien de particulier, faire le couplage. Il y a normalent un manque de cohérence dans le suivi de cotisation. Chacun ayant une cotisation à jour, ainsi un couple "PTT" aura règlé 36 € au lieu de 27 €. Ils ne seront pas dans la liste des relances.