Synthèse
Généralités
La ou les modification(s) ne peuvent intervenir que sur une fiche d'un Inscrit "VALIDE" ou en "Brouillon", et concerner sur un ou plusieieurs blocs de données. Afin d'éviter toute manipulation intempestive, il faut "cocher" la case Modifier
du
bloc dans lequel on souhaite intervenir. NEANMOINS
il est impératif de terminer la transaction (une ou plusieurs
modifications)
par clic sur le bouton
en bas de page.
Ce bouton est
mis intentionnellement en bas de page, juste après le bloc "Compléments d'informations"
afin de permettre (d'obliger) la vue des éventuelles mentions
enregistrées dans ce bloc. par clic sur le bouton
en bas de page. Les modifications peuvent être classées en 4 catégories :
- les basiques :
concernent les informations autonomes n'entraînant pas de conséquence autre.
- le changement de tarification
suite à modification de Type (de cotisation), de l'Origine ou de la facturation
- le couplage ou découplage :
Individuelles mis en couple, ou séparation d'un couple vers Individuelles
- les changements de situation :
Décès, Démission, Radiation (ou Résiliation dans le cas d'un abonné), Mutation.
On ne modifie pas
la nature d'une fiche valide
(Adhérent ou Abonné) vers la "Nature"
Ex-...
mais on lui change sa "Situation" !
mais on lui change sa "Situation" !
| Une
suppression
physique de fiche ne peut intervenir que sur un Inscrit de "Nature" Contact ou Retraité ou Prospect. |
 |
S'il s'agit d'une "Nature" Adhérent ou Abonné, la suppression physique ne peut intervenir que si la situation est "Brouillon"; d'ailleurs la fiche, après enregistrement n'a pas encore de numéro.
Un Adhérent ou Abonné, qui change de "Situation" de Valide vers Décédé, Démissionné, Radié, Muté ou Résilié devient un "Ex- Adhérent ou Abonné" et sa fiche devient non modifiable après enregistrement. Elle reste dans le groupe comme historique. Ainsi, un démissioné ou radié qui redevient adhérent aura deux fiches, une avec "Nature" = Ex-... et une en "Situation" = Valide. Il est donc important de ne procéder à ces opérations, en particulier l'enregistrement d'un décès, que si on possède des informations fiables et vérifiées. De plus il est fortement conseillé d'annoter le bloc Compléments d'informations.
Voir la page "Fiche Inscrit introduction".
Voir la page "Fiche Inscrit ------> Mode RECHERCHE".
Voir la page de Présentation générale de la fiche Inscrit.
Voir la page des tarifs
Il s'agit d'enregitrer :
1. Un décès ou une démission ou radiation (ou résiliation dans le cas d'un abonnement).
Pour ces cas, la mise à jour concerne toujours une seule personne.
Dans le cas d'un couple, il faudra les séparer au préalable et agir sur l'adhérent en cause.
Evidemment, une fiche de "Nature" = Retraité, Contact, Propect n'est pas concernée. Si une fiche de cette "Nature" est obsolète, il suffit d'effacer la fiche par action sur le bouton "Supprimer".
2. Une mutation dans un autre groupe. Peut concerner un seul adhérent, ou le couple en même temps.
L'action est initialisée dans le bloc "Codes". Mais d'autres blocs peuvent ou doivent être mis à jour.
Toutes ces modifications aboutissent à garder dans le groupe une fiche en historique, NON MODIFIABLE.
Ainsi, pour un inscrit qui est radié pour non paiement et qui re-adhère, on aura 2 fiches, l'une en historique pour l'ancienne situation, et une seconde pour la nouvelle. Evidemment, un nouveau numéro aura été attribué.
Si besoin, en cas d'erreur, on peut être amener à "Dupliquer" une fiche en "Nature" = Ex-... pour rattraper une mauvaise transaction (cas de décès). On annotera obligatoirement le bloc "Compléments d'informations", par exemple en mentionnant le numéro précédent de l'adhérent .
1. Un décès ou une démission ou radiation (ou résiliation dans le cas d'un abonnement).
Pour ces cas, la mise à jour concerne toujours une seule personne.
Dans le cas d'un couple, il faudra les séparer au préalable et agir sur l'adhérent en cause.
Evidemment, une fiche de "Nature" = Retraité, Contact, Propect n'est pas concernée. Si une fiche de cette "Nature" est obsolète, il suffit d'effacer la fiche par action sur le bouton "Supprimer".
2. Une mutation dans un autre groupe. Peut concerner un seul adhérent, ou le couple en même temps.
L'action est initialisée dans le bloc "Codes". Mais d'autres blocs peuvent ou doivent être mis à jour.
Toutes ces modifications aboutissent à garder dans le groupe une fiche en historique, NON MODIFIABLE.
Ainsi, pour un inscrit qui est radié pour non paiement et qui re-adhère, on aura 2 fiches, l'une en historique pour l'ancienne situation, et une seconde pour la nouvelle. Evidemment, un nouveau numéro aura été attribué.
Si besoin, en cas d'erreur, on peut être amener à "Dupliquer" une fiche en "Nature" = Ex-... pour rattraper une mauvaise transaction (cas de décès). On annotera obligatoirement le bloc "Compléments d'informations", par exemple en mentionnant le numéro précédent de l'adhérent .
Décès
C'est un acte de gestion important. L'opérateur s'assurera de la validité de l'information. Il n'y a pas d'urgence, sauf celle concernant la vérifier la véracité du fait. On annotera utilement le bloc Compléments d'informations si besoin, et on s'assurera d'avoir la date du décès qui devra être saisie. A défaut on mettra une date supposée signalé par une mention complémentaire dans le bloc Compléments.
Bien entendu, on terminera la transaction par Enregistrer.
Codes
Il suffit, dans ce bloc, après avoir coché la case Modifier, de sélectionner la "Situation" = Décédé. La "Nature" devient automatiquemnt Ex-Adhérent.
 |  |
Identité
Dans ce bloc, la case Modifier est cochée par progrmme. On peut alors saisir la "Date de décès". Il importe de toujours mettre une date de décès, même si elle n'est qu'approximative. Dans l'entête de la fiche, la "Date de sortie" sera mise à la date du jour.
Compléments d'informations
Il peut être utile d'annoter le bloc Compléments d'informations de l'un ou des deux membres du couple si c'est le cas.
Démission ou Radiation
(ou Résiliation)
La transaction se fait comme pour un décès, sauf que la case Modifier du bloc Identité n'est pas cochée par programme. Elle peut néanmois être cochée manuellement si besoin, tant que le bouton Enregistrer n'a pas été activé.
| |
Dans le cas d'un abonnement, il s'agit de "Résiliation.
Mutation
La mutation peut concerner un inscrit isolé (Individuelle ou Réversion) ou un couple.
C'est le groupe cédant qui doit effectuer la transaction. Si un adhérent s'adresse au nouveau groupe, ce dernier solliciter le groupe qui devra muté par un message applicatif.
Attention : la fiche devient pour le groupe cédant, historique (non modifiable) après mutation. Donc il peut être utile de mettre des compléments d'informations dans le bloc ad hoc.
Après la fin de la transactin, il y a émission automatique d'un message applicatif vers le groupe prenant et vers le groupe cédant.
Codes
L'opérateur sélectionne simplement le groupe destinataire de la mutation.
et dans le groupe HERAULT :
